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【Q&A・8選】1on1のよくある「失敗」とは?【THE TRANSITION「1on1」#2】
1on1 THE TRANSITION

【Q&A・8選】1on1のよくある「失敗」とは?【THE TRANSITION「1on1」#2】

組織変革の「時」に迫る、ドキュメンタリー形式のイベント「THE TRANSITION」
6月23日から4週連続でお届けしたシーズン1では、累計1,000名以上の方にご参加いただき、大盛況で幕を閉じることができました!ご参加いただいたみなさま、誠にありがとうございました。
そして、8月から始まったシーズン2。記念すべき第一回目は「1on1」の運用に工夫を凝らしているSmartHR社、ナイル社から2名のゲストをお迎えし、組織変革における「1on1」についてお話いただきました。
講演中には、多くの方からチャット欄にてご質問を頂戴しましたが、時間内に全てお答えすることができなかったため、こちらのブログにて回答させていただきます!

※質問文は、一部を読みやすく編集させていただいております。

 

【目次】

  1. 1on1のよくある「失敗」とは?
  2. 1on1、こんな場合はどうする?
  3. 1on1の事前に出来る工夫は?
  4. 1on1を有意義な場にするために出来るフォローは?

1on1のよくある「失敗」とは?

Q:1on1のよくある「失敗」はどのようなものがありますか?

1on1導入の目的は企業によって様々なので「失敗」を一概に定義することは難しいですが、今回は「失敗」に繋がる可能性が高いケースを4つご紹介します。

①十分な信頼関係が築けていないまま1on1を実施してしまう

まず、メンターとメンティの間で1on1が実施できるほどの「信頼関係」が構築されていない場合です。

1on1の場を通じて信頼関係を構築することも可能ではありますが、そもそも関係性が構築されていないとメンティの「本音」を引き出すことが難しいでしょう。

もし「1on1の場が固いな…」という課題があれば、まず、日常における挨拶や賞賛、労いなどを増やしていくことをおすすめします。

 

②ティーチングとコーチングの使い分けがうまくできない

メンターのありがちな「失敗」として、すべて「ティーチング」で反応してしまう場合があります。

自分の経験則から、メンティの話をよく聞かずに「解釈」してはいないでしょうか? メンティ自身がどのように考え、どう感じているのかを傾聴し、受け止め、必要があればコーチングで促すという姿勢がメンターには求められます。

また、ティーチングとコーチング、どちらが良いということではなく、あくまでもバランスが重要です。

この使い分けは「SL(Situational Leadership)理論」という理論に基づいて、「相手の発達度合い」、つまり入社歴などに応じて使い分けるのを意識すると良いでしょう。

※SL理論…「リーダーシップ条件適応理論」のこと。リーダーは資質ではなく、部下の成熟度に合わせて役割を変える必要があるとされている。

例えば、新卒に対してはオープンクエスチョンで相手の内省を促しながらティーチングの割合を多めにし、入社歴の長いメンバーに対してはコーチングを中心に行うのがおすすめです。

▼コーチングについてより詳しく知りたい方はこちらの記事もご覧ください

【徹底解説】コーチングとは? マネージャーなら知っておきたい、3ステップの実践法

 

③現場のメンバーが、1on1の目的を明確に理解していない

1on1は数値的な効果が見えづらい上に、現場に運用の負担がかかります。ですので、会社として「どのような目的で1on1を導入するのか」を明確に示さないまま実施すると、1on1が形骸化してしまう可能性が高くなります。

よって、現場のメンバーに1on1の意義を理解してもらえるよう、会社として1on1導入に至った背景を説明することに加え、負担が増えるマネージャー自身にとってどのようなメリットがあるのかを伝えることが重要です。

例えば、定期的な1on1を通じてメンティが考える力を養い、自律的に動いていけるようになると、最終的にマネージャーの負荷が減り、部署としてより大きな目標を描ける…など、未来につながることを伝えると良いでしょう。

 

④その場の目的をすり合わせずに、1on1を始めてしまう

よく現場から上がってくる声として「1on1で何を話したら良いのかわからない」「業務に関する話だけで終わってしまう」「雑談で終わってしまう」などがあります。

1on1をメンティにとって有意義な場にするためにも、その場で扱いたいテーマやゴールを事前にすり合わせることが重要です。

グリー社では、予め「1on1で話すトピック例」を社内で共有しているといいます。会社からマネージャーとメンバーの間で話して欲しいことをアジェンダとして設定しておくのも良いでしょう。

▼グリー社で共有されている、1on1で扱うトピック例

▼より詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください

上司と部下の「信頼関係」がカギ!MBOの運用を1on1で支える、グリーの目標管理とは

Wistantでは、メンティが事前アンケートで「1on1で話したいトピック」や「良かったこと・悪かったこと」などを回答できます。

事前アンケートを実施することで、メンターが「メンティが何をメインに話したいのか」を知ることができるだけでなく、メンティ側も記入しながら「内省」を行えるのもメリットです。

▼Wistantの「事前アンケート」回答画面

新規CTA

1on1、こんな場合はどうする?

Q:マネージャー以外の人がメンターを務める場合、相談内容をどこまでマネージャーに報告すると良いのでしょうか? 内密にした方が良いですか?

これは1on1の導入目的によるので、企業によって異なると思います。

ただし、「話した内容はメンター・メンティ間二人で留める」というのが原則ではあります。よって、基本的に報告書を書く必要はないでしょう。仮に作成したとしても、横断的に共有しないことをおすすめします。

 

Q:1人のマネージャーが担当する人数は、どのくらいがベストですか?

対象範囲を広げると、工数の問題も出てくるはずなので、誰が誰を担当するか? を考慮すると良いでしょう。

1on1の頻度や時間の長さ、プレイングマネージャーか否かにもよりますが、対話の質を落とさないためにも抱えるメンティの数は最大でも10名程度が限界でしょう。

もし人数が多すぎて困っているのであれば、同僚同士の1on1を許可することも一つの手段です。それでも強制的に大人数を任せたいのであれば、評価に加えるなどの工夫も必要かもしれません。

1on1の事前に出来る工夫は?

Q:トピックやアジェンダは事前に準備した方が良いのでしょうか? 準備する場合どのような内容がよいのでしょうか?

1on1を有意義な時間にするためにも、メンティから事前に「何を話したいか」の情報をもらっておくことをおすすめします。

事前アンケートを実施して、「この1on1が終わったときに、どういう状態になっていればよいか」をすり合わせておくとスムーズに実施できると思います。

また、1on1はあくまでも「メンティのための場」なので、メンティが話したいことを中心に1on1を進めると良いでしょう。

Wistantでは、メンティが事前アンケートで「1on1で話したいトピック」や「良かったこと・悪かったこと」などを回答することができます。

▼Wistantの「事前アンケート」回答画面

1on1はメンティのための時間ではありますが、その前提として「メンティとメンターの協働作業」でもあります。一緒に考えてもらうためにも、メンティは目標に対してよかったことや悪かったことを事前に「内省」し、その材料となるものは予め準備しておくと良いでしょう。

 

Q:テレワーク環境下で1on1を行う際にできる工夫はどのようなものがありますか?

テレワークで1on1を実施する場合でも、オフラインの場合と比べて心がけるべきことはあまり変わらないと思います。

メンターはメンティーに対して事前に話したいトピックを確認しておいたり、メンティは予め内省し、話す内容を明確にしておくといったことはテレワーク環境下でも行える工夫かと思います。

テレワークで日々の行動が把握しづらい場合は、メンティのカレンダーや日報を確認して、行動をメモしておくことも出来る工夫の一つかもしれません。

また、ビデオ通話でも把握出来る「表情」や「顔色」で相手のコンディションを把握することもおすすめです。

いまだ慣れないテレワークという環境下で、ストレスやモヤモヤを抱えている方は多くいらっしゃると思います。そうした状況では、逆にハイテンションになりすぎてしまう方もいるので、相手の変化に気付くように注意深く観察することが重要です。

▼こちらの記事では、テレワーク環境下でも効果的に1on1を実践するためのTipsをご紹介しております。是非ご参考にしてください。

【検証あり】テレワーク環境で部下のパフォーマンスを引き出す!「リモート1on1」実践法【6選】

1on1を有意義な場にするために出来るフォローは?

Q:1on1の導入にあたって、社内ではどのような空間をつくるといいのでしょうか?

1on1の導入目的や、会社のカルチャーや思想によっても異なりますが、1on1はセンシティブな話をする可能性がある場なので、他のメンバーの目を気にしなくて良い「遮断された空間」を確保しておくことをおすすめします。

例えば、今回ご登壇いただいたSmartHR社では、1on1専用の部屋を6つ用意しているといいます。家具の配置も、座った時に真正面にならないように椅子とテーブルを配置したり、「鼎談(ていだん)」(※)ができるように3人で座れるスペースを確保するなど、様々な工夫をされています。

※鼎談…ファシリテーターを加えて3人で1on1を実施すること(SmartHR社の「鼎談」の取り組みについてはこちらの記事を参考にしてください)

とはいえ、メンターとメンティの関係性によっては「遮断された空間」だと逆に緊張してしまう場合もあるので、時と場合によって、適切な距離感を保てる空間を選ぶことが大切かもしれません。

 

Q:「コーチング」や「傾聴」といった、1on1で必要なスキルの向上が必要な場合、どのようなフォローができますか?

慣れない間は、やはりメンターにとって1on1が負担になる可能性が高いので、メンター自身が相談できる機会を設けるなど、会社としての支援を行うことをおすすめします。

実技に関しては実践型のワークショップを開催し、フォローを行うことも指導方法のひとつです。第三者に1on1のフィードバックをもらう機会を設けることで、メンター側が「気付き」を得るきっかけにもなります。

弊社でも実技試験を実施したり、3人でチームを組んでメンター、メンティ、フィードバック役に分かれて傾聴トレーニングを行うワークショップを実施しています。

1on1やコーチングに関する書籍でも学ぶことはできますが、あくまでも実践ベースでフォローを行うのが良いでしょう。

 

Q:メンティの1on1に対する満足度調査はどう行うのが良いのでしょうか?

もし、自社でツールなどを導入されていない場合は、Googleフォームなどのツールを使って、メンティに対して「事後アンケート」を実施するのも一つの手段だと思います。

Wistantでは、「1on1で話した内容」と「1on1の充実度」、「メンターに言いづらい要望」を記入する「事後アンケート」をとることができます。

▼Wistantの「事後アンケート」回答画面

1on1実施後に振り返りを行うことで、メンターもメンティも次回に向けて「どのような工夫をしたら、より充実した1on1になるか」を考えられるようになります。

また、メンティの「満足度」が低いままの場合には、メンターを変更するといったアクションも場合によっては必要かと思います。

ただし、「メンターを交代してほしい」といった声はなかなか挙げづらいものです。よって、自社でアンケートを作成する際には、メンターには届かない内容を記載できる事後アンケートを実施するのもおすすめです。

終わりに

いかがでしたでしょうか。

この度、弊社主催のイベントにご参加いただいた皆さま、改めてありがとうございました。

弊社では、マネジメントに関する個社別の相談会も実施しております。ご興味をお持ちの方は、ぜひお気軽にお申し込みくださいませ。

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